オンライン英会話を経費にする条件は2つ｜業務に必要か、記録で示せるか

結論｜答えが分かれる3つの立場（法人・個人事業主・会社員）

まず結論からです。オンライン英会話が経費にできるかは、「はい」「いいえ」では答えられません。答えはあなたの立場で分かれます。

この章では、法人・個人事業主・会社員の3つの立場ごとに、経費の扱いと条件を早見表にまとめます。自分がどのケースかをここで確かめて、該当する章に進んでください。経営者で、自分の会社から従業員に受けさせる場合は「法人」の行です。

同じ料金でも立場で分かれる理由

なぜ立場で分かれるのか。税金の仕組みが、立場ごとに別の建て付けになっているからです。

法人の支出は、事業のための費用（損金）になるかどうかで判定されます。個人事業主の支出は、事業所得の必要経費になるかどうかで判定されます。

そして会社員には、支出を1件ずつ経費にする仕組みの代わりに、一律の控除（給与所得控除）があらかじめ用意されています。

つまり「英会話代」は同じ支出でも、3つの別の物差しで測られることになります。だから、答えも3通りに分かれることになります。

例えば、月1万円のオンライン英会話に3ヶ月通ったとします。同じ3万円でも、扱いは立場で分かれます。

海外取引のある会社が、従業員の研修として受けさせた場合は、会社の研修費用として処理できます。個人事業主が同じレッスンを受けた場合は、条件つきです。「業務でどう必要か」を説明でき、記録で区分できなければ、そのままでは経費として通りません。会社員が自分の給料から払った場合は、そもそも経費という仕組み自体がありません。給与所得者には給与所得控除があらかじめ組み込まれているためです。代わりに、年間の支出が一定の水準を超えたときに使える控除制度があります。

3つの立場の分かれ方

法人は、職務に直接必要な研修なら広く認められます。ただし、設計を誤ると従業員への給与扱いになる落とし穴があります。

個人事業主は、条件が2つあります。業務の遂行上直接必要であること、そして記録で区分できることです。実際に否認された公表裁決もあります。

会社員は、経費にはできません。ただし、特定支出控除と教育訓練給付という2つの制度が実在します。使える場面は限られますが、知っておいて損はありません。

1つだけ、先に押さえておきたい前提があります。経費にできても、レッスン代がタダになるわけではありません。支出した分だけ所得が減り、その分の税金が軽くなる仕組みです。それでも、同じ学習投資なら税負担の軽い形を選ばない理由はありません。

ここからは、立場ごとに条件を見ていきます。まず、いちばん判断が難しい個人事業主からです。

個人事業主がオンライン英会話を経費にする2つの条件

個人事業主の条件は2つです。業務の遂行上直接必要である実態があること、そして業務部分を記録で区分できることです。

この2つがどういう意味か、国税庁の言葉と実際の裁決から順に見ていきます。

条件1. 業務の遂行上、直接必要であること

国税庁タックスアンサーNo.2210「やさしい必要経費の知識」によると、家事と仕事が混ざる支出（家事関連費）のうち必要経費に認められる範囲は、次のとおりとされています。

取引の記録などに基づいて、業務の遂行上直接必要であったことが明らかに区分できる場合のその区分できる金額に限られます。

<small><em>※国税庁｜<a href="https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shotoku/2210.htm">No.2210 やさしい必要経費の知識</a>より</em></small>

「業務の遂行上直接必要」とは、今の仕事の中に英語を使う場面が実際にある、ということです。例えば、海外仕入先との商談や、英文契約書の確認、外国人のお客様への対応が実際にあることです。

一方で「いつか海外展開したいから勉強している」段階では、まだ実現していない想定のための支出になります。後で見る裁決でも、実際に英語を使った業務がどれだけあったか、その実態が判断の中心になっていました。

条件2. 仕事と私用が混ざるなら、記録で区分できること

多くの場合、オンライン英会話は仕事のためだけではなく、趣味や自己啓発の一部になっています。このとき重要なのは「どの部分が業務のためか」を記録で示すことです。

所得税基本通達の家事関連費の定めでも、仕事と家事が混ざる支出は、業務に必要な部分を明らかに区分できる場合に、その部分を必要経費にできる、との考え方が示されています。

例えば、レッスンのうち何回が商談対策で、何回が趣味の学習か。その割合を記録しておき、業務部分だけを計上する形です。割合の根拠を残せることが条件になります。

この考え方は、後で見る裁決の中でも整理されています。裁決文は、必要経費にできる家事関連費を次のように述べています（所得税法施行令96条を引いた部分）。

その主たる部分が所得を生ずべき業務の遂行上必要であり、かつ、その必要である部分を明らかに区分することができる場合

<small><em>※国税不服審判所｜<a href="https://www.kfs.go.jp/service/JP/61/12/index.html">平成13年3月30日裁決（裁決事例集No.61）</a>より</em></small>

さらに、青色申告をしている場合は、次の部分も同じ扱いになるとされています。

取引の記録等に基づいて所得を生ずべき業務の遂行上直接必要であったことが明らかにされる部分がある場合

<small><em>※国税不服審判所｜<a href="https://www.kfs.go.jp/service/JP/61/12/index.html">平成13年3月30日裁決（裁決事例集No.61）</a>より</em></small>

難しい言い回しですが、要点は1つで、業務に必要な部分を記録で示せるかに尽きます。按分の割合に決まった計算式はないため、「月のレッスンのうち何回が業務のためか」のように、自分の実態に合った根拠を残す形になります。記録の方法は単純です。受講日時・内容・どの業務に関連するかを日誌や業務メモに残しておく。後からまとめて作るのではなく、その場で残した記録が根拠になります。

認められなかった事例. 国税不服審判所の公表裁決

実際に経費計上が否認された事案から、判断基準が見えます。国税不服審判所の公表裁決（平成13年3月30日裁決・裁決事例集No.61）では、歯科診療業を営む歯周病専門医が、アメリカ人講師を招いた英会話研修費とその講師の交通費を必要経費として主張した事案が取り上げられています。

審判所の判断は以下の通りです。第一に、英会話能力の有用性は認めながらも、次のように述べられました。

英会話能力の保持のために継続して研修を受けることが歯科診療の業務の遂行上不可欠なものとまでは認められない

<small><em>※国税不服審判所｜<a href="https://www.kfs.go.jp/service/JP/61/12/index.html">平成13年3月30日裁決（裁決事例集No.61）</a>より</em></small>

有用性と必須性は別の問題だと整理されたのです。

審判所が次に見たのは、実際に英語を使った場面がどれだけあったかでした。裁決文には、3年間の実態がこう挙げられています。

診療の上で英会話の能力を必要とする外国人患者の受診は平成9年の1名であり

<small><em>※国税不服審判所｜<a href="https://www.kfs.go.jp/service/JP/61/12/index.html">平成13年3月30日裁決（裁決事例集No.61）</a>より</em></small>

英語が有用な職業であっても、実際に使った場面はこれだけだったのです。

結論として、業務の遂行上直接必要な部分を明らかにすることができないため、必要経費に算入できないとされました。付随する講師の交通費も、同じ理由で認められませんでした。

この裁決から分かることは3つあります。1つ目は、「英語が仕事に有用」というだけでは足りないこと。実際に英語を使った業務がどれだけあったか、その実態が見られます。2つ目は、過去の税務調査で指摘されなかったことは根拠にならないこと。この事案でも「過去の調査では容認されていた」との主張は退けられています。3つ目は、「いつか役立つ」ではなく「今、業務で必要」と示せる状態が求められることです。

なお、個別の判断は最終的に税理士や所轄税務署に確認することをお勧めします。

セルフチェック5問

自分のケースが経費計上の候補になるかは、この5つで判定できます。

1. 英語を使う相手（取引先・顧客・仕入先）を具体的に挙げられるか
2. 英語が必要な業務場面（商談・資料確認・メール対応・契約書確認）が直近1年に実際にあったか
3. レッスンの目的を「事業のため」と一文で書けるか（旅行や趣味が主な目的ではないか）
4. 領収書・支払明細を保管しているか
5. 業務利用と私的利用を日誌や案件メモで区分できるか

5問のうち、YESが多いほど経費計上の説明材料が揃っています。NOが2問以上なら、按分するか見送りを検討する段階です。税理士に相談すれば、あなたのケースに合わせた判定をしてくれます。

個人事業主が2つの条件を積み上げる一方で、法人はもう少し広く認められています。ただし、別の落とし穴があります。

法人は「研修費」で落とせる｜給与課税を招く3つの落とし穴

法人の場合、答えはシンプルです。職務に直接必要な英会話研修なら、会社の研修費用として処理でき、受講する従業員に給与課税もされません。

この章では、次の順に見ていきます。

1. 原則（研修費にできる条件）
2. 給与課税になる3つの落とし穴
3. 導入時に決めておくこと
4. 教育訓練費の税額控除の上乗せ

原則. 職務に直接必要なら研修費・従業員の給与課税もなし

国税庁タックスアンサーNo.2601「職務に必要な技術などを習得する費用を支出したとき」によると、役員や使用人の職務に直接必要な技術や知識を習得させるための研修費用として適正なものは、給与として課税しなくてもよいとされています。

対象になるのは、職務に直接必要な技術・知識の習得や、免許・資格の取得のための研修会・講習会等の出席費用、大学等の聴講費用です。海外部門の英会話研修は、この枠組みで考えられます。ポイントは両面あることです。会社側は研修のための費用として処理でき、受け取る従業員側も、その分を給与として課税されません。従業員に「良い制度だけど税金は大丈夫か」と聞かれても、根拠を示して答えられます。

例えば、海外拠点との定例会議がある部署の英会話研修は、職務に直結しています。一方、全社員に配る「自由に使える学習補助」は職務との結びつきが薄く、給与扱いとされる場合があります。

給与扱いになると、従業員側は所得税の対象になり、会社側も源泉徴収などの処理が必要になります。「研修費のつもりが給与だった」となると、双方に負担が生じます。

落とし穴. 給与課税になる3つのケース

次の3つに当てはまると、研修の名目でも給与として課税される場合があります。

① 職務に直接必要と言えない場合（自己啓発の補助）

現在の職務で英語を使わない従業員に「今後のキャリア形成のため」と費用を支給する場合、職務に直接必要とは言いにくく、自己啓発の補助として給与扱いとされる場合があります。分かれ目は「その従業員の今の職務に、英語が直接必要か」です。海外顧客の担当・海外拠点とのやりとり・英文資料の作成など、職務と英語のつながりを説明できる状態にしておくことが大切です。誰に・なぜ受けさせるのかを、制度を作る段階で言葉にしておきましょう。

② 役員や特定の人だけへの支給

補助線として、学資金の扱いが参考になります。国税庁タックスアンサーNo.2588「学資に充てるための費用を支出したとき」では、非課税となる学資金から、法人役員本人や役員・使用人と特別の関係がある人の学資が除外されています。研修の場面でも考え方は同じです。職務上の必要性ではなく、特定の人への利益として支給する形は、給与とみなされるリスクが高まります。

③ 通常の給与を減額して学習費用に付け替える形

給与を減らして、その分を研修費用に充てる形も要注意です。学資金の非課税要件でも「通常の給与に加算して支給する費用であること」が条件とされており、給与からの付け替えは実質的に給与の一部と扱われる場合があります。会社が研修として受講させ、給与とは別にその費用を負担する。この形が原則です。

なお、研修費と似た位置づけに福利厚生費があります。希望する従業員が誰でも使える制度として英会話を導入する場合は、福利厚生費として整理する会社もあります。科目の使い分けは、後の勘定科目の章でまとめます。

導入時に決めておく3つのこと

ここまでの内容を、導入する側の視点で整理すると、決めておくことは3つになります。1つ目は、対象者の範囲。「海外取引に関わる部署」「外国人のお客様を担当する職種」のように、職務と英語のつながりで対象を決めます。2つ目は、職務との対応を記録すること。誰が・どの業務のために受講しているかを一覧にしておきます。この後の章で見る記録の残し方は、法人にもそのまま当てはまります。3つ目は、費用負担の形です。給与に上乗せして「学習手当」を配るのではなく、会社が研修として契約し費用を負担する形にします。ここが、先ほどの落とし穴③との分かれ目です。

上乗せ. 教育訓練費は税額控除の対象になりうる

中小企業には、経費になるだけで終わらない制度もあります。国税庁タックスアンサーNo.5927-2「給与等の支給額が増加した場合の法人税額の特別控除（中小企業者等における賃上げ促進税制）」によると、この税制は給与等の支給額を増やした中小企業の法人税額を控除する制度です。そして、教育訓練費が要件を満たすと、税額控除率が上乗せされる制度で、教育訓練費が前年度より5%以上増え、かつ雇用者給与等支給額の0.05%以上である場合に、控除率が10%上乗せされるとされています。

外部の教育訓練に参加させる場合に支払う授業料・受講料は、この教育訓練費に該当しうるとされています。従業員のオンライン英会話研修も、要件を満たせばこの枠組みで検討できます。経費になるうえに控除の上乗せ要件にもなるなら、導入の説明はしやすくなります。

対象は青色申告書を提出する中小企業者等とされており、適用できる事業年度にも期限があります。要件や期限は税制改正で変わるため、実際に使えるかどうかは顧問税理士に確認してください。

では、会社が出してくれない場合はどうでしょうか。自腹で通う会社員には、手がないのでしょうか。

会社員が使える2つの制度｜特定支出控除と教育訓練給付

会社員に、経費という仕組み自体はありません。ただし、実在する2つの制度がありますので、この章では次の順にお伝えします。

1. 会社員に「経費」の枠組みがない理由
2. 特定支出控除
3. 教育訓練給付制度
4. 現実的な選択肢（会社に研修として認めてもらう）

会社員に「経費」の枠組みはない

給与所得者には、個人事業主とは異なる仕組みがあります。給与から支払うレッスン代を個別に経費として計上する方法はありません。その代わりに、給与所得控除が最初から組み込まれています。これは、収入に応じた一定額を自動で差し引く仕組みです。個人事業主が支出を1件ずつ記録して経費にするのに対し、会社員は働くための支出をまとめて見込んだ控除を、最初から受けている形になります。

そのため、会社が払ってくれない英会話費用は、自動的には経費にはなりません。しかし、年間の支出が一定額を超えた場合に使える2つの制度が存在します。

制度1. 特定支出控除（研修費・資格取得費）

国税庁タックスアンサー No.1415「給与所得者の特定支出控除」では、給与所得者が支出した特定の費用が対象になります。

特定支出は7種類あり、そこに研修費と資格取得費が含まれています。職務の遂行に直接必要な技術や知識を得るための研修なら、英会話も研修費に該当しうるとされています。ただし、控除の対象になるのは、特定支出の合計が「給与所得控除額の2分の1」を超えた部分だけです。例えば、給与所得控除額が144万円の人なら、特定支出の合計が72万円を超えた分だけが控除されます。月1万円のオンライン英会話を続けても年間12万円ですから、レッスン代だけでこの水準に届くケースは多くありません。

さらに、会社の「この人はこの研修を受けました」との証明をもらう必要があります。会社が認識していない自己啓発では証明が難しく、実務的には利用できる人は限定的で、実際に使える場面は稀です。この点は正直に理解しておく必要があります。

制度2. 教育訓練給付制度

厚生労働省の教育訓練給付制度は、雇用保険の給付です。対象となる講座を受講すれば、受講費用の一部が支給されます。

この制度を使うには、厚生労働大臣の指定を受けた講座で学ぶ必要があります。対象講座かどうかは、厚生労働省「教育訓練給付金の講座指定について」から講座検索システムで確認できます。給付率や上限額は制度改正で変わるため、最新の案内で確認してください。

対象講座であれば給付を受けられる道があります。ただし、すべてのオンライン英会話が対象になっているわけではありません。受講を決める前に、検討中の講座が指定を受けているかを検索システムで確かめてください。経費にできない会社員にとっては、数少ない公的な支援制度です。

現実的な選択肢. 会社に「研修」として認めてもらう

会社員として自腹で払うなら、上記2つの制度のハードルは高いのが実態です。では、他に道はないのでしょうか。外資系経営コンサルタントの吉岡さんは、仕事と英語の関わりをこう語っています。

「今のプロジェクトでは使うことは少ないですが、経理関係や研修など社内業務で英語を使うことは多いですね。」

会社員であっても、職務の中で英語が必要になる場面は存在します。海外出張がある、外国人顧客と接する、国際取引に関わるなど、実際の業務で英語を使うことがあります。そうした場合、会社に相談して「職務に必要な研修」として認めてもらえる可能性があります。実現すれば、前の章で見た法人のルールに乗ります。会社が研修として負担すれば、従業員に給与課税もされません。最初から諦めず、上司や経理部門に「この業務に英語が必要」という事情を説明してみる価値があります。

ここまでで、誰がどこまで経費にできるか、その判定ができます。次は、帳簿にどう書くかです。

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勘定科目は「研修費」｜仕訳で迷わない3つの基本

勘定科目は、一般的には「研修費」です。ただ、大事なのは科目の名前より、毎年同じ科目で処理し、目的を摘要に残すことです。

この章では、科目の使い分けと仕訳例、迷わないための3つの基本をまとめます。

どの科目を選ぶのか

勘定科目は、法令で1つに決められているわけではありません。実務では、内容に応じて次の3つが使い分けられています。

研修費（教育訓練費）：基本はここです。従業員や自分自身の語学研修は、短期講座でも毎月のオンライン英会話でも、研修のための費用としてこの科目に入れる例が広く見られます。

福利厚生費：全従業員が使える制度として導入した場合です。例えば、希望する社員は誰でも会社負担で受けられる制度として導入するなら、福利厚生費で処理する会社もあります。

新聞図書費：学習教材や書籍だけを買う場合です。レッスンではなく、英語の参考書や業務に必要な専門書の購入はこちらが向いています。レッスンと教材をまとめて払う場合は、主な内容に合わせて1つの科目に寄せる形で構いません。

どれを選ぶかより、選んだ科目を続けることが大切です。同じ内容の費用なのに年によって科目が変わると、帳簿の説明がしにくくなります。

仕訳はシンプルです

例えば、月額9,900円のオンライン英会話を事業用口座から払う場合の仕訳は、次の1行です。

摘要欄には「海外取引対応の英語研修」のように、何のための支出かをひと言で書きます。「◯◯社との商談対応の英語研修」「外国人顧客対応の英会話」など、自分の業務に引きつけた書き方なら何でも構いません。

この摘要が効きます。後から「この費用は何ですか」と聞かれたとき、目的が1行残っていれば、その場で説明できます。記録がなければ、記憶を頼りに説明することになります。

個人事業主の場合も、考え方は同じです。先ほどの2つの条件を満たすなら、科目は研修費で処理し、按分するなら業務部分だけを計上します。雑費にまとめて入れてしまうと、後から中身を説明しにくくなります。

迷わない3つの基本

基本1. 毎年同じ科目で処理する：初年度は研修費、翌年は福利厚生費、と切り替えないこと。科目の一貫性が、帳簿全体の説明のしやすさを作ります。

基本2. 摘要に業務目的を書く：「研修費 9,900円」だけでなく、「海外取引対応の英語研修」まで書く。この1行が、業務のための支出であることを示すいちばん手軽な記録です。

基本3. 私用と混ざる場合は按分する：個人事業主の章で見たとおり、仕事と私用の両方に使う費用は、業務部分の割合を記録して、その分だけを計上します。例えば月額9,900円のうち業務利用が7割なら、6,930円を研修費とし、残り2,970円は経費にしません。割合の根拠もメモに残しておきます。

最後に、この記事でいちばん実務に効く話です。何を記録しておけば、堂々と説明できるのかです。

税務調査で説明できる記録の残し方｜5点チェックリスト

残す記録は次の5つです。どれも新しい帳簿を作る話ではなく、すでに持っているもの・書いているものを整理するだけです。

1. 領収書・支払明細
2. 受講目的のメモ
3. 英語を使った業務の記録
4. レッスン内容の記録
5. 按分の根拠

根拠は、これまで見てきたとおりです。国税庁タックスアンサーNo.2210は「取引の記録など」に基づいて業務の遂行上直接必要と区分できることを求めています。先ほどの裁決でも、実態と区分の証明が判断の中心でした。その2つを満たすための5点です。

1. 領収書・支払明細

レッスン代の領収書、またはクレジットカードの明細です。「いつ」「いくら」払ったかの証明で、すべての出発点になります。領収書が出ないサービスでも、カード明細の記載で支払いの事実は残せます。

2. 受講目的のメモ（事業とのつながりを一文で）

「海外仕入先との商談に必要」「外国人のお客様への対応のため」のように、なぜ受講するのかを事業に結びつけた一文を書いておきます。帳簿の摘要でも、手元のメモでも構いません。この一文が「趣味の学習」と「業務のための学習」の線を引く起点になります。

3. 英語を使った業務の記録

実際に英語が必要になった日付・相手・案件を、いつもの道具に残します。

例えば、手帳やカレンダーの予定に「◯◯社と英語商談」「海外クライアントとメール対応」と書いてあれば、それで足ります。新しい台帳は要りません。裁決の例で見たとおり、判断の中心は「実際に使った業務がどれだけあったか」でした。この記録がそのまま実態の証明になります。

4. レッスン内容の記録

どんなレッスンを受けたかの記録です。ビジネス英語の教材を使った、商談場面の練習をした、といった内容が分かるもので、受講履歴の画面やメールの保存で構いません。

「何を学んだか」と「どの業務で使ったか」がつながると、業務のための学習だと説明しやすくなります。

日常会話だけのカリキュラムより、商談や会議など仕事の場面を扱った記録のほうが、業務との結びつきは示しやすくなります。

5. 按分の根拠（業務利用と私的利用の割合）

仕事と私用が混ざるなら、割合の根拠を残します。例えば、月20回のレッスンのうち6回を海外営業の準備に充てていると記録してあれば、業務3割で按分する説明ができます。

今日から始めるなら、この順番で

5点を前にすると大ごとに見えますが、始めるのは簡単です。最初に、受講目的を1行書きます。次に、カレンダーに英語を使った予定を書く習慣だけ決めます。「◯◯社と英語商談」と書き添えるだけです。最後に、領収書やカード明細の保存場所を1つに決めます。

ここまでで、5点のうち3点が動き始めます。レッスン内容の記録と按分のメモは、受講が始まってからで間に合います。続ける仕組みも軽くて構いません。月末に1回、その月の「英語を使った予定」と領収書を見返して、抜けを埋める。確定申告や決算の直前にまとめて思い出すより、この月1回のほうがはるかに楽で、記録の質も上がります。

最後に、3つの立場の結論をもう一度だけ確認します。法人は、職務に直接必要なら研修費にできます。個人事業主は、業務に直接必要である実態と記録が条件です。会社員は経費にできませんが、特定支出控除と教育訓練給付の2つの制度があります。

記録をそろえれば必ず認められる、とは限りません。それでも、記録がなければ言葉だけの説明になり、記録があれば事実に基づく説明ができます。判断に迷うケースは、税理士や所轄税務署に事前に相談することをお勧めします。

まとめ｜オンライン英会話の経費は「立場」と「記録」で決まる

オンライン英会話の受講料が経費になるかは、立場で答えが分かれます。この記事の要点を整理します。

個人事業主の条件は、業務の遂行上直接必要という実態と、記録での区分でした。裁決の例が示すとおり、有用さではなく実態で判断されます。

法人は、職務に直接必要なら研修費にできます。給与からの付け替えや、特定の人だけへの支給は、給与課税の落とし穴になります。

そして、立場を問わず効くのが記録の5点でした。領収書・受講目的のメモ・英語を使った業務の記録・レッスン内容・按分の根拠。どれも今日から残せるものです。

「業務に必要」な実態を記録で示せるかが、経費の分かれ目になります。立場を確かめて、記録を今日から残しておけば、堂々と学習に投資できます。個別の税務判断については、税理士や所轄税務署に確認することをお勧めします。